Спецификация в Excel или в сервисе: что выбрать дизайнеру интерьера

Почти каждый дизайнер интерьера начинает вести спецификацию в Excel: он есть под рукой, понятен заказчику, в нём можно сделать что угодно. Со временем появляются Google Таблицы, свой шаблон, а потом — вопрос, не пора ли перейти в специальный сервис. Разберём четыре способа без рекламы: что каждый умеет, где он начинает мешать и как сменить инструмент, не сломав проекты, которые уже идут.

Что такое спецификация и из чего она состоит, подробно — в статье «Спецификация в дизайн-проекте: что это и как её составить». Здесь — только про инструмент.

Коротко: что выбрать

• Один-два объекта в год, немного позиций — хватит Excel или Google Таблиц со своим шаблоном.
• Над проектом работаете вдвоём-втроём — Google Таблицы: все правят один файл.
• Не хотите собирать таблицу с нуля — начните с готового шаблона, но позиции всё равно заполняются вручную.
• Объектов несколько одновременно, позиций — десятки и сотни — посмотрите на сервис, который собирает спецификацию из ссылок на товары: самое долгое — перенос фото, названий, артикулов и цен — он берёт на себя.

Когда хватает Excel

Excel — нормальный рабочий инструмент, и отказываться от него ради моды не нужно. Он хорош, когда:

• проект небольшой и позиции добавляются постепенно;
• вы привыкли к своей таблице и формулам, а заказчику удобно получать файл;
• нужна свободная форма: свои колонки, своя раскладка, свой фирменный вид.

Где Excel начинает мешать:

• Каждая позиция — вручную. Открыть товар, скопировать название, артикул, цену, сохранить фото, вставить, подогнать размер. На десяти позициях это незаметно, на ста — это вечер.
• Фото. Картинки по умолчанию «висят» над ячейками и могут разъехаться при сортировке. В новых версиях Excel картинку можно поместить прямо в ячейку, но вставлять её всё равно нужно самому, а файл с сотней фото становится тяжёлым для почты и мессенджеров.
• Две версии. Заказчику нельзя отправлять закупочные цены и скидку. Приходится держать два файла или прятать колонки — и помнить, что скрытая колонка не защищена: её откроют за пару нажатий.
• Цены устаревают. Цена в таблице — та, что была в день, когда вы её скопировали.

Google Таблицы: плюсы совместной работы

Google Таблицы умеют почти всё то же, что Excel, и добавляют главное — один файл на всех. Помощник, комплектатор и вы правите одну таблицу одновременно, история изменений сохраняется, файл не нужно пересылать.

Ещё плюс — картинка по ссылке: функция IMAGE показывает в ячейке изображение по адресу картинки. Но адрес нужно найти и скопировать для каждого товара, а если магазин поменяет адрес картинки, фото пропадёт из таблицы.

Минусы те же, что у Excel: позиции переносятся вручную, а версию для заказчика лучше делать отдельной таблицей с нужными колонками. Давать заказчику доступ к рабочему файлу с закупкой рискованно — скрытые листы и колонки не защищают данные.

Шаблон: быстро начать, но копировать всё равно руками

Готовый шаблон снимает работу по оформлению: разделы, колонки, итоги, расчёт материалов с запасом уже настроены. Можно скачать наш бесплатный шаблон спецификации в Excel — в нём лист «С закупкой» для вас и лист «Для заказчика», который собирается из него сам.

Но шаблон решает только половину задачи. Фото, названия, бренды, артикулы и цены по-прежнему переносятся из магазинов по одной позиции. Шаблон ускоряет оформление, а не заполнение.

Сервис, который собирает спецификацию из ссылок

Третий путь — не заполнять таблицу, а собирать её из ссылок. Так работает, например, Реалдиз: вы вставляете ссылки на товары из интернет-магазинов — по одной или сразу списком, — и для каждой ссылки создаётся строка спецификации.

Что заполняется само

• фото, название, бренд, артикул и цена со страницы товара;
• категория (мебель, свет, сантехника, отделка и т. д.) — её можно поправить;
• итоги по разделам и комнатам;
• количество материалов с запасом и округлением до целых упаковок или рулонов — если указать, сколько нужно по проекту, процент запаса и сколько в упаковке.

Цена магазина, ваша скидка и цена для заказчика ведутся раздельно. Для заказчика — ссылка, которая открывается в браузере без регистрации, PDF или Excel «для клиента»: закупочных цен там нет, а магазины показываются, только если вы сами это включите. Для себя — Excel «с закупкой» и статус закупки по каждой позиции: «Не заказано», «Заказано», «Оплачено», «В пути», «Доставлено» или «Проблема». Заказчик его не видит.

Что остаётся за вами

Сервис не избавляет от проверки — он избавляет от копирования. Честно о границах:

• Маркетплейсы иногда не пускают. Крупные маркетплейсы бывают закрыты для автоматических запросов. Тогда товар не теряется: строка остаётся в таблице со ссылкой, количеством и комнатой и пометкой «заполните вручную» — название, цену и фото вы вписываете сами.
• Варианты товара. Если у товара несколько вариантов (цвет, ткань, размер) с разными ценами, строка получает метку «Есть варианты» — проверьте, что в спецификации нужный вариант и его цена.
• Количество и комната. Сколько стульев и в какую комнату — решаете вы. Площадь для материалов — тоже ваша: сервис досчитывает запас и упаковки, но не меряет стены.
• Цена — на момент добавления. Перед запросом счёта всё равно откройте товар и проверьте наличие и цену.

Сравнение: Excel, Google Таблицы, шаблон и сервис

	Excel	Google Таблицы	Шаблон Excel	Сервис из ссылок
Как появляется позиция	Копировать вручную	Копировать вручную	Копировать вручную, колонки уже готовы	Вставить ссылку
Фото	Вставлять самому, файл тяжелеет	Вставлять самому или по адресу картинки	Вставлять самому	Подтягивается со страницы товара
Итоги по разделам	Свои формулы	Свои формулы	Уже настроены	Считаются сами
Материалы с запасом	Своя формула	Своя формула	Уже настроены	Запас и округление до упаковок
Версия для заказчика	Второй файл или скрытые колонки	Отдельная таблица	Отдельный лист из основного	Ссылка, PDF или Excel «для клиента»
Совместная работа	Пересылать файл	Один файл на всех	Пересылать файл	Свой аккаунт, заказчику — ссылка
Если магазин не открылся	Не важно — всё вручную	Не важно — всё вручную	Не важно — всё вручную	Строка «заполните вручную»
Цена	В составе офисного пакета	Бесплатно с аккаунтом Google	Бесплатно	Платно, есть пробный период

Если позиций мало и вас всё устраивает — оставайтесь в таблице. Если больше всего времени уходит на перенос данных из магазинов — именно эту часть и закрывает сервис.

Как перейти, не ломая текущие проекты

1. Не переносите старые проекты. Объекты, которые уже идут, спокойно доведите в Excel — у них сложилась своя таблица, к ней привыкли заказчик и прораб.
2. Начните с нового объекта или одного раздела. Например, соберите в сервисе только свет или только мебель гостиной и сравните, сколько времени ушло.
3. Excel на выходе остаётся. Заказчик может и дальше получать привычный файл — выгрузка в Excel есть в двух версиях: для заказчика и с закупкой. Если вы ведёте комплектацию в своей таблице, выгружайте спецификацию и добавляйте к ней свои колонки, как раньше. Порядок работы — в статье «Как вести комплектацию объекта».
4. Сверьте расчёт материалов. Посчитайте один материал по-старому и в сервисе — так станет понятно, можно ли доверять расчёту. Как считать плитку, обои и ламинат, разобрали в статье «Ведомость отделочных материалов».

Попробовать Реалдиз можно бесплатно: 7 дней, до 3 проектов, карта не нужна. Дальше — 1 490 ₽ в месяц или 14 900 ₽ в год. Как это работает