Как организовать работу студии дизайна интерьера: роли, доступ и одна спецификация

Пока дизайнер работает один, вся спецификация живёт у него в голове и в одном файле. Как только в студии появляется второй и третий человек — ещё один дизайнер, ассистент или комплектатор, — начинаются вопросы: кто вносит позиции, кто отвечает за цены, кому можно видеть закупку и доход, где «правильная» версия таблицы и что делать, если проект нужно передать коллеге посреди комплектации.

Разберём, как небольшой студии из 2–5 человек договориться о ролях, доступе и правилах работы со спецификацией, чтобы проекты не терялись между людьми.

Здесь только организация работы. Как оформлять отношения с сотрудниками и исполнителями — договоры, налоги, права на проекты — зависит от вашей формы работы, это вопрос к юристу и бухгалтеру.

Какие роли бывают в небольшой студии

В студии из нескольких человек роли редко совпадают с должностями: один человек может и проектировать, и закупать. Поэтому полезнее думать не о должностях, а о том, кто за что отвечает в проекте.

Роль	За что отвечает	Что ему нужно в спецификации
Руководитель студии	Заказчики, договоры, бюджет, итоговое «да» по проекту, состав команды	Всё: позиции, цены, скидки, закупка, доход
Дизайнер	Решения по проекту, подбор конкретных моделей, согласование с заказчиком	Позиции, цены для заказчика, скидки и закупка — если он ведёт финансы своих проектов
Комплектатор	Счета, оплаты, сроки поставки, приёмка, замены	Позиции, статусы закупки и, как правило, закупочные цены: он сверяет с ними счета
Ассистент	Внести ссылки и позиции, поправить количество и размеры, собрать версию для заказчика	Позиции и цены для заказчика; закупка и доход ему для работы обычно не нужны

В студии из двух человек роли почти всегда совмещаются: руководитель — он же ведущий дизайнер, а второй человек одновременно и ассистент, и комплектатор. Это нормально. Важно не то, сколько ролей у человека, а то, чтобы за каждой задачей в проекте был закреплён кто-то один.

Подробнее о том, чем занимается комплектатор и чем он отличается от дизайнера и прораба, — в статье «Кто такой комплектатор интерьера».

Кто что делает со спецификацией

Самый частый источник путаницы — когда «все понемногу правят всё». Распределение лучше записать один раз для всей студии, а не договариваться заново в каждом проекте. Пример, от которого можно оттолкнуться:

Что	Кто обычно делает
Создать проект, назначить ответственных	Руководитель
Подобрать позиции по проекту	Дизайнер
Внести ссылки, заполнить размеры, количество, комнаты	Ассистент или дизайнер
Вести скидки, закупочные цены и цену для заказчика	Дизайнер или руководитель
Собрать версию для заказчика и отправить на согласование	Дизайнер (ассистент может подготовить)
Запросить счета, оплатить, вести сроки и статусы	Комплектатор
Решить вопрос о замене позиции	Дизайнер — с письменным «да» заказчика

Если у вас другое распределение — хорошо. Главное, чтобы оно было записано и все его знали.

Закупочные цены и доход: кто что видит

У каждой позиции в рабочей спецификации есть несколько цен: цена магазина, дизайнерская скидка, закупка, цена для заказчика и ваш доход. Как их вести и считать, разобрано в статье «Дизайнерская скидка и цена для заказчика». В студии к этому добавляется вопрос: кому из команды какие цифры нужны.

Закрывать закупку и доход от части команды — не вопрос недоверия. Это просто меньше ошибок: человек, который собирает версию для заказчика и не видит закупочных цен, не сможет случайно отправить их заказчику. А доход студии по проектам — это информация руководителя, а не каждого, кто вносит позиции.

Что можно сделать в таблицах:

• Две отдельные таблицы — рабочая с закупкой и клиентская без неё. Надёжно, но таблиц становится две, и они начинают расходиться: правку внесли в одну и забыли во вторую.
• Скрытые колонки или листы в общем файле. Не работает: скрытое открывается за пару нажатий.
• Доступ к файлу в облаке (Google Таблицы, Яндекс Документы). Доступ дают ко всему файлу целиком, а не к отдельным колонкам, — поэтому всё равно приходится делить на два файла.

Если честно, таблицы плохо решают эту задачу: они рассчитаны на то, что все, кто открыл файл, видят одно и то же. Поэтому заранее решите, кому какие данные нужны, и выберите инструмент, в котором это можно настроить на уровне ролей, а не прятать колонки.

Одна спецификация на проект: как не терять версии и правки

Когда над проектом работают двое-трое, правки теряются не из-за невнимательности, а из-за того, что у каждого своя копия. Несколько правил, которые помогают:

• Одна рабочая спецификация на проект. Не «моя копия» и «твоя копия», а одна таблица, которую правят все. Версии для заказчика собираются из неё, а не ведутся отдельно.
• Правки — в таблице, а не в чате. «Заказчик попросил другой цвет дивана» в мессенджере через неделю никто не найдёт. Сразу внесите изменение в позицию и коротко отметьте в примечании, от кого и когда пришла правка.
• Отправленная заказчику версия — с датой. Сохраняйте файл или PDF, который ушёл на согласование, с датой в названии. Тогда на вопрос «а что мы согласовали в марте?» есть ответ.
• Замена — новая позиция, а не правка старой. Если позицию меняют, старую лучше пометить как заменённую, а не переписывать. Иначе потом не понять, что было согласовано изначально.
• Одни правила для всех проектов. Одинаковые названия комнат и категорий, один формат размеров, одни статусы закупки. Тогда любой человек в студии открывает чужой проект и сразу в нём ориентируется.

Как согласовывать спецификацию с заказчиком и фиксировать его «да», подробно — в статье «Как согласовать спецификацию с заказчиком».

Как передать проект другому сотруднику

Проект приходится передавать чаще, чем кажется: дизайнер в отпуске, заболел, перегружен или ушёл из студии. Если спецификация лежит у него на компьютере или в личном облаке, передача превращается в раскопки. Чтобы этого не было:

• Проекты — в общем месте студии, а не в личной почте или личном облаке сотрудника. Тогда передача — это просто смена ответственного.
• У каждого свой вход. Один логин на всех кажется удобным, пока не нужно закрыть доступ человеку, который больше не работает со студией.
• Перед передачей — короткая записка по проекту. Что согласовано с заказчиком, что ещё нет, что заказано и ждём, какие договорённости есть с поставщиками, что срочно.

Чек-лист передачи:

• актуальная спецификация — та самая, одна, а не последний файл из переписки;
• отметки, какие позиции согласованы с заказчиком, а какие нет;
• статусы закупки: что не заказано, что оплачено, что в пути и когда ждём;
• последняя отправленная заказчику версия с датой;
• открытые вопросы: замены, рекламации, ожидаемые ответы от поставщиков;
• контакты прораба и график ремонта;
• заказчику — сообщение, кто теперь ведёт его проект.

Порядок самой комплектации, с колонками ведомости и сроками, — в статье «Как вести комплектацию объекта».

Частые ошибки

Один логин на всю студию. Нельзя закрыть доступ одному человеку, не меняя пароль всем.

У каждого своя таблица. Дизайнер ведёт свою спецификацию, комплектатор — свою копию с правками. Через месяц они не совпадают, и никто не знает, какая правильная.

Закупка спрятана скрытой колонкой. Ассистент собирает файл для заказчика, раскрывает колонки, чтобы что-то поправить, — и заказчик получает таблицу с закупочными ценами.

Нет ответственного за проект. Все помогают, но никто не отвечает. Позиция, которую «кто-то должен был заказать», не заказана.

Проект в личном облаке сотрудника. Человек ушёл — вместе с ним ушли последние версии и правки.

Как это устроено в Реалдизе

В Реалдизе спецификация собирается из ссылок на товары интернет-магазинов: фото, название, артикул и цена подтягиваются сами. Её можно править онлайн, отправить заказчику ссылкой или PDF без закупочных цен и выгрузить в Excel.

Для команды есть тариф «Студия». В него входят 3 человека вместе с владельцем, каждый следующий — +990 ₽ в месяц, всего до 10 человек. Владелец приглашает коллег по почте, у каждого свой вход. Роли три:

• владелец — оплата, состав команды и роли, все проекты студии;
• дизайнер — все проекты студии, в том числе скидка дизайнера, закупочные цены и доход;
• ассистент — добавляет ссылки, правит позиции, делает выгрузки и ссылки для заказчика, но не видит скидку дизайнера, закупочные цены и доход.

Проекты студии принадлежат студии: если человек уходит, его доступ закрывается, а проекты остаются.

Стоимость «Студии» — 2 990 ₽ в месяц или 29 900 ₽ за год. Попробовать сервис можно 7 дней бесплатно, до 3 спецификаций, карта не нужна; пробный период — для одного человека, пригласить команду можно после оплаты «Студии». Как это работает