Как согласовать спецификацию с заказчиком: формат, порядок и правки

Спецификация готова — теперь её нужно показать заказчику и получить «да» по каждой позиции. На этом шаге теряется больше времени и нервов, чем кажется: заказчик смотрит старую версию, путает варианты ткани, не видит итог или, наоборот, видит в файле то, что ему видеть не нужно. Разберём, в каком виде отправлять спецификацию, что убрать из версии для заказчика, как получить подтверждение и не запутаться в правках.

Что такое спецификация и какие колонки в ней нужны, подробно — в статье «Спецификация в дизайн-проекте: что это и как её составить». Здесь — только про то, как её согласовать.

Что именно вы согласуете

Заказчик соглашается не с «диваном в гостиную», а с конкретной позицией. Чтобы потом не было споров, в каждой строке клиентской версии должно быть:

• фото — того самого варианта, а не первой картинки из карточки товара;
• название и вариант — цвет, ткань, размер, исполнение;
• бренд и артикул — чтобы позицию можно было однозначно найти;
• комната — где это будет стоять или лежать;
• количество и единица — штуки, м², рулоны, упаковки;
• цена и сумма — для заказчика;
• итоги — по разделам (мебель, свет, сантехника, отделка) и общий.

Отдельной строкой под таблицей — дата, на которую актуальны цены, и короткая оговорка, что цены и наличие в магазинах меняются.

Excel, PDF или ссылка: что выбрать

У каждого формата своя роль. Часто их используют вместе: ссылку или PDF — чтобы заказчик посмотрел, Excel — если он хочет считать сам или переслать прорабу.

	Excel	PDF	Ссылка в браузере
Удобно на телефоне	Плохо: мелко, нужна программа	Нормально	Хорошо, если страница сделана под телефон
Фото	Есть, но файл тяжелеет	Есть	Есть
Актуальность	Та версия, что отправили	Та версия, что отправили	Обычно показывает текущую версию
Печать и встреча на объекте	Неудобно	Удобно	Удобно с телефона или планшета
Заказчик может что-то пересчитать	Да	Нет	Нет
Риск отправить лишнее	Высокий: скрытые колонки и листы	Низкий	Низкий, если закупка в неё не выводится
Чем зафиксировать согласованное	Файл с датой	Файл с датой	Ссылка меняется вместе со спецификацией — для фиксации лучше файл

Главное отличие — что считать согласованной версией. Файл (Excel или PDF) не меняется после отправки: это удобно, чтобы зафиксировать, с чем заказчик согласился. Ссылка, наоборот, хороша тем, что всегда показывает свежую версию, — но поэтому для «подписанного» состояния к ней стоит приложить файл с датой.

Что убрать из версии для заказчика

Версия для заказчика и ваша рабочая таблица — это два разных документа. Из клиентской версии убирают:

• закупочную цену и скидку — это ваша коммерческая информация, если договор с заказчиком не обязывает её раскрывать (о том, как договориться о скидке с заказчиком, — в статье «Дизайнерская скидка и цена для заказчика»);
• ваш доход по позициям;
• служебные пометки — «проверить наличие», «ждём ответ менеджера», «уточнить цвет»;
• статусы закупки — счета, оплаты, даты заказа: это ваша ведомость комплектации, а не документ для согласования;
• магазины и ссылки на товары — по вашему решению. Кто-то показывает их открыто, кто-то нет: это зависит от того, как вы работаете с заказчиком и поставщиками.

Позицию, которая ещё уточняется, не нужно прятать — достаточно аккуратной пометки «уточняется» без цены. Так заказчик видит, что она не забыта.

Скрытая колонка — не удалённая. Если вы отправляете Excel, в котором колонку с закупкой просто скрыли, её откроют за пару нажатий. То же со скрытыми листами. Для заказчика — только отдельный файл, где этих данных нет вообще.

Порядок согласования: 6 шагов

1. Проверьте спецификацию перед отправкой

Пройдите по каждой позиции: тот ли вариант на фото, совпадает ли артикул, есть ли товар в наличии, не изменилась ли цена. Особенно внимательно — товары с вариантами: у разных цветов и размеров бывает разная цена.

2. Разбейте на очереди, если позиций много

Спецификацию на всю квартиру сразу согласовывать тяжело — и вам, и заказчику. Удобнее по очереди: сначала то, что нужно раньше всего или что дольше всего везут (сантехника и инсталляции, плитка, двери, мебель под заказ), потом свет, мебель из наличия, текстиль и декор. Порядок по графику ремонта — в статье «Как вести комплектацию объекта».

3. Отправьте с коротким сопроводительным сообщением

Без сообщения заказчик откроет файл через неделю или посмотрит только итог. Напишите, что именно нужно сделать и до какого числа. Пример:

Добрый день! Отправляю спецификацию по санузлу и кухне — 18 позиций, итог 412 300 ₽. Цены актуальны на 21 октября. Посмотрите, пожалуйста, до пятницы и ответьте одним сообщением: что согласовано, что хотите заменить. Плитку и смесители нужно заказать на следующей неделе — у них срок поставки 3–4 недели.

4. Получите подтверждение письменно

«Да, всё нравится» на встрече — не подтверждение. Попросите ответ в почте или мессенджере — с датой, к которой можно вернуться. Если заказчик согласовал не всё, пусть перечислит, что именно: «согласовано всё, кроме стульев на кухню».

5. Зафиксируйте версию

Сохраните согласованный файл с датой в названии: «Квартира на Садовой — спецификация — 2026-10-21.pdf». Рядом — скриншот или пересланное сообщение с подтверждением. Если ведёте комплектацию в таблице — отметьте в колонке «Согласовано» дату и способ: «письмо 21.10».

6. Любая замена — через новое подтверждение

Позицию сняли с продажи, заказчик передумал, нашёлся вариант дешевле — подберите 1–2 альтернативы с фото и ценой, отправьте и снова получите письменное «да». Обновите спецификацию и сохраните новую версию с новой датой.

Как вести правки и версии

Правки — нормальная часть работы. Путаница начинается, когда у вас одна версия, у заказчика другая, а у прораба третья. Несколько правил:

• Дата в названии каждого отправленного файла. Не «финал», «финал2», «точно финал», а дата.
• В сообщении — что изменилось. Три строки: «заменили стулья на кухне, добавили бра в спальню, плитка подорожала на 4 %». Заказчику не придётся сравнивать файлы глазами.
• Одна рабочая спецификация. Все правки — в ней, а версии для заказчика собираются из неё. Если править отдельно клиентский файл, рабочая таблица быстро перестанет с ним совпадать.
• Согласованное — не трогать задним числом. Если позиция уже оплачена, а её решили поменять, это новая позиция и новое согласование, а не правка старой строки.

Цены меняются: как предупредить заказчика

Цена в спецификации — та, что была в магазине на дату проверки. К моменту оплаты она может вырасти, а товар может закончиться. Чтобы это не стало сюрпризом:

• пишите под таблицей дату актуальности цен;
• проговорите заранее, сколько действует согласование — например, две недели, после чего цены перепроверяются;
• перед запросом счёта проверьте цену и наличие ещё раз, и если что-то изменилось — сообщите до оплаты, а не после.

Частые ошибки

Отправили рабочий файл. Скрытая колонка с закупкой, лист с заметками «клиент сложный», название магазина в примечании. Лечится только отдельной версией для заказчика.

Согласовали голосом. Через месяц никто не помнит, о каком оттенке ткани договорились. Подтверждение — только письменно.

На фото не тот вариант. Заказчик согласовал серый диван, потому что на картинке был серый, а в строке — артикул бежевого. Фото и вариант в строке должны совпадать.

Итог без доставки и сборки. Заказчик рассчитывал на одну сумму, а потом добавились доставка, подъём и сборка. Если они платные — отдельными строками или хотя бы примечанием.

Заказчик смотрит старую версию. Отправляйте файл с датой и пишите, что изменилось; ссылку — одну и ту же, а не новую на каждую правку.

Чек-лист перед отправкой

• у каждой позиции фото нужного варианта, артикул, комната и количество;
• цены проверены, под таблицей — дата актуальности;
• нет закупочных цен, скидки, дохода и служебных пометок — в том числе в скрытых колонках и листах;
• магазины и ссылки — показаны или убраны по вашему решению;
• итоги по разделам и общий итог сходятся;
• в названии файла — дата;
• в сообщении — что нужно сделать, до какого числа и что изменилось с прошлой версии.

Как это устроено в Реалдизе

В Реалдизе спецификация собирается из ссылок на товары интернет-магазинов, а версии для заказчика делаются из неё же — отдельно вести клиентский файл не нужно:

• ссылка для заказчика открывается в браузере без регистрации и удобна на телефоне. Закупочных цен в ней нет, магазины показываются, только если вы сами это включите. Срок действия выбираете сами, ссылку можно отозвать, на встрече — показать QR-код. Поменяли позицию — по ссылке уже новая версия;
• PDF — с обложкой, разделами с фото и итогами, для печати и пересылки;
• Excel — в версии для заказчика и в версии с закупкой для себя.

Подтверждение заказчика сервис не собирает — его вы по-прежнему получаете в почте или мессенджере. Для фиксации согласованного состояния удобно сохранить PDF или Excel с датой.

Попробовать можно 7 дней бесплатно, до 3 спецификаций, карта не нужна. Дальше — 1 490 ₽ в месяц, для команды — тариф «Студия» (до 3 человек) за 2 990 ₽ в месяц. Как это работает